Julkaistu 21.04.2021 

Globaali pandemia ja kiihtyvä digitalisaatio ovat muuttaneet työskentelyä peruuttamattomasti. Nykyään etätyötä tehdään monilla aloilla, ja myös yritysten IT-palveluiden on pitänyt sopeutua tähän uuteen normaaliin.

Pandemia on muuttanut työn tekemistä radikaalisti. Tämä on vaatinut paljon paitsi työntekijöiltä ja yrityksiltä, myös IT-palveluilta. IT:stä on tullut entistäkin oleellisempi osa yritysten ydinliiketoimintaa.

Aiemmin yrityksillä oli IT-osastot, jotka vastasivat esimerkiksi sähköpostipalvelimista ja sovelluspalvelimista. Etätyön ja kiihtyneen digitalisaation myötä tarpeet ovat muuttuneet, ja palvelut on saatava uudella tavalla lähelle käyttäjää.

”Nyt lähituki on muuttanut muotoaan, ja toiminta on siirtynyt enemmän loppukäyttäjän tukemisesta strategisen tason järjestelmä- ja infrasuunnitteluun ja sen toteutukseen. Samalla IT-osaamisen vaatimustaso on kasvanut merkittävästi”, kertoo Veli-Pekka Vähälummukka.

IT-infrastruktuuri löytyy nykyään yhä enenevässä määrin pilvestä. Yleisimmät työssä käytettävät sovellukset löytyvät jo sieltä, ja vähitellen sinne siirtyvät myös suuremmat kokonaisuudet, kuten toiminnanohjausjärjestelmät. Pilvi ei kuitenkaan ole ongelmaton ratkaisu, ja sinne suuntaaminen vaatii huolellista suunnittelua.

”Tärkeää on jo suunnitteluvaiheessa varmistaa, että järjestelmät keskustelevat keskenään myös pilvessä”, korostaa Vähälummukka.

Työmarkkinat ovat globaalit ja tietotyöläinen voi tehdä töitä oikeastaan mistä vain, riittää että yhteydet ovat kunnossa

Huomio käyttäjiin

Pilvipalvelut mahdollistavat henkilöstölle modernimpien työvälineiden käyttöönoton ketterämmin kuin mitä perinteinen IT-osasto olisi mahdollistanut. Huomioon on otettava myös erilaiset päätelaitteet, jotka vaihtelevat älykellosta älypuhelimen ja tabletin kautta perinteiseen työasemaan.

Tulevaisuuden työmarkkinat ovat globaalit

Pandemian kiihdyttämä kehitys tuskin pysähtyy, eikä paluuta entiseen ole odotettavissa. Hybridityö tulee yleistymään ja tulevaisuudessa toimistot voivat löytyä mistä päin maailmaa tahansa.

”Paikasta riippumattomat työt tulevat yleistymään entisestään”, veikkaa Vähälummukka.

”Työmarkkinat ovat globaalit ja tietotyöläinen voi tehdä töitä oikeastaan mistä vain, riittää kun tietoliikenneyhteydet ovat kunnossa. Yritysten on varauduttava tähän, sillä uusi tapa tehdä töitä tuo uudet haasteet.”

”Haasteet ovat kuitenkin selätettävissä. Pitää vain selvittää mikä on yrityksen IT-infran tilanne, mitä muutoksia tarvitaan, ja miten ne tehdään. Työntekijän kannalta on tietenkin oleellista se, miten päästä järjestelmiin ja työkaluihin käsiksi, ja millaista tukea on saatavilla. Kaikki nämä kysymykset ovat kuitenkin ratkaistavissa ja meillä on siihen osaamista”, kertoo Vähälummukka.

Osallistuin muutama viikko sitten IBM InterConnect -tapahtumaan Las Vegasissa, joka vyörytti päälle tsunamin lailla tietoa IBM-pilvipalveluista, IoT:sta, oppivasta analytiikasta ja ties mistä teknologian ihmeellisyydestä. Kaikki opittu tieto sai miettimään IT-osaston kohtaloa muuttuvassa maailmassamme.

Suunta on selkeä ja kaikilla tiedossa. Organisaatiot ovat asettumassa omille paikoilleen digitalisaation marssijärjestyksessä. Nokkelimmat tietysti etulinjassa ja loput seuraavat muutoksen aaltoa vanavedessä. IT-osasto sellaisenaan, kuin olemme sen oppineet tuntemaan, tulee poistumaan organisaatioidemme pölyttyneistä kellarikerroksista paikkaan, jonne se ansaitusti kuuluukin. Ei ole hassumpi ajatus, että kellarikerros vaihtuu kattohuoneistoakin korkeammalle, nimittäin pilveen. Tai hybridipilveen. Tai yksityiseen pilveen.

Unohdetaan hetkeksi IT-osaston harppaus ja palataan maan pinnalle miettimään, mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä. Aikaisemmin organisaatioilla oli omat sähköpostipalvelimet, tiedostopalvelimet, tietokantapalvelimet, sovelluspalvelimet ja liuta muita palvelimia. Palvelimia hoitamassa oli joukko omia IT-nörttejä. Nykyisin organisaation tietotekninen infrastruktuuri pakenee kiihtyvällä vauhdilla palveluntarjoajien palvelimille ympäri nettiä – eli pilveen. Kaikki tavanomaisessa toimistokäytössä tarvittavat ohjelmistot ovat jo siirtyneet pilvipalveluiksi eikä niitä ole enää taloudellisesti järkevää pitää omilla palvelimilla. Vähitellen pilveen siirtyvät myös toiminnanohjaukset, sovelluskehitysympäristöt ja muut vaativammat ympäristöt.

IT-infra siis hävisi pilveen, mutta mitä organisaation omaan konesaliin sitten jää? Pölyn lisäksi saattaa olla saattohoidossa palvelimia liittyen turvallisuuteen ja organisaatiokohtaisesti räätälöityihin sovelluksiin. Oman konesalin sijaan nämä palvelimet kannattaa kuitenkin sijoittaa luotettavan kumppanin konesaliin yritykselle dedikoituun ympäristöön (private cloud). IT-slangissa puhutaan tällöin hybridipilvestä.

Elämä IT-osaston häviämisen jälkeen – onko sitä?

Kun IT-infrat ovat hävinneet pilveen ja konesali ammottaa tyhjyyttään, minkä perinnön IT-osasto sitten organisaatiolle jätti? Luultavasti muu henkilöstö jatkaa hommiaan huomaamatta, että IT-osasto olisi koskaan kellarissa ollutkaan, konesaleista puhumattakaan. Jäljelle jäävät käyttäjät ja käyttäjille erilaiset päätelaitteet. Laitteet vaihtelevat älykellosta älypuhelimen ja tabletin kautta perinteiseen työasemaan, ja mitä ikinä tulevaisuus tuokaan tullessaan. Todennäköisesti pilvi jopa mahdollistaa henkilöstölle modernimpien työvälineiden käyttöönoton ketterämmin, kuin mitä perinteinen IT-osasto olisi mahdollistanut. Päätelaitteiden lisäksi jäljelle jäävät tietoliikenneyhteydet, jotka voivat perustua mobiililiittymiin – tai vähänkin järeämpää kapasiteettia tarvittaessa valokuituun sekä kiinteään laajakaistaan. Henkilökohtaisten työvälineiden ja liittymien lisäksi jäävät kenties tulostimet. Siinäpä se perintö tuli jaettua ja IT voi jatkaa onnellisesti tarinaansa pilvessä.

Vai unohtuiko jotain?

Jouduimmeko digitalisaation myötä todella osoittamaan ovensuuta IT-nörteille, vai mihin katosivat kellarikerrosten kokiksen kittaajat? Nostetaan katsetta jälleen ylöspäin havaitaksemme, että pölyttyneet IT-kaverimme eivät olekaan enää niin pölyttyneitä vaan istuvat saman pöydän ympärillä digitalisoimassa organisaatioiden ydinliiketoimintaa. Tukifunktion sijaan nämä IT-nörtit ovatkin nykyään osa organisaation ydinosaamista. Voinemme siis unohtaa nörtit ja alkaa puhua digiammattilaisista.

Miten hankitaan, hallitaan ja tuetaan?

Kun ohjelmistot saadaan pilvestä ja niiden veloitus perustuu käyttöön, kannattaako päätelaitteet investoida itselle? Tuskin. Päätelaitteet siirtyvät mobiililaitteiden tapaan hallintaan etähallintapalveluiden avulla. Fiksu organisaatio nappaa tässä kohtaa vierelleen luotettavan IT-kumppanin, jonka ydinosaamista ovat niin pilvipalvelut, verkkoyhteydet kuin päätelaitteiden hallinta ja laitteisiin liittyvä logistiikka.

Kuunteleminen ei vielä takaa ymmärtämistä – oleellista kumppanin valinnassa onkin, että kumppanilla on ymmärrys siitä, miten laitteet ja käyttäjät tuetaan. Miten päätelaitteet kytketään verkkoon, miten eri pilvipalvelut saadaan keskustelemaan keskenään ja tuottamaan organisaation kannalta mielekästä raporttidataa. Kumppanin täytyy keskustella asiakkaan kanssa samaa kieltä niin liiketoiminnan kuin loppukäyttäjien näkökulmasta.

Mitä seuraavaksi?

Digitalisaation edetessä tullee tapahtumaan myös erilaisten järjestelmien konsolidoitumista. Miksi esimerkiksi tarvitaan kaksi erillistä järjestelmää pääsyn valvontaan, toinen tietojärjestelmille ja toinen fyysiselle pääsylle? Eikö saman järjestelmän kautta voitaisi yhdellä kertaa antaa oikeudet niin ohjelmistoihin kuin kiinteistöihin? Eikö käyttäjälle esimerkiksi voitaisi myöntää pääsy varaamaansa neuvotteluhuoneeseen samalla, kun hän tekee varauksen itselleen kalenteriin? Eikö neuvotteluhuoneesta voitaisi avata valmiiksi video- ja kuvayhteydet muihin neuvotteluhuoneisiin, joista kyseiseen kokoukseen osallistutaan? Eikö kalenterivarauksen kautta henkilölle voitaisi myöntää ajo-oikeus kampukselle kokouksen ajaksi?

Hävisikö IT-osasto sittenkään?

Huomasiko kukaan, miten salakavalasti IT-osasto tekikin itsestään osan ydinliiketoimintaa. Tärkeimmän lenkin bisneksen kannalta. Korvaamattoman. Jopa kuolemattoman? Villi veikkaus on, ettei digitalisaatio näe hetkeen laantumisen merkkejä. Lentävien autojen sijaan tuskin tulevaisuudessa kuljemme hevosella töihin, joten jokainen voi päätellä, mikä merkitys IT-nörteillä – digiammattilaisilla – on maailmassamme.

Maailma digitalisoituu kiihtyvällä vauhdilla, eikä pelkästään kokemuksen tuomilla parhailla käytännöillä enää ratkaista uusia haasteita. Tarvitaan ketterämpiä toimintatapoja. Kokeneiden käsien ja vasta-alkajan mielen yhdistelmästä syntyy usein riittävän hyvä ratkaisu ongelmaan.

Kirjoittelin taannoin blogin IT-osaston muuttumisesta osaksi yritysten ydinliiketoimintaa. Silloin olin hiljattain palaillut IBM- kumppanitapahtumasta. Näköjään näillä seminaareilla on edelleen paikkansa, koska niiden jälkiseurauksena hautuu ajatuksia niin uusille blogiartikkeleille kuin tuote- ja palvelukonsepteillekin.

Tämän kirjoituksen perusajatukset lähtivät liikkeelle Gartnerin helmikuisessa ITxpo:ssa kuulluista tutkimukseen perustuvista opeista ja toisaalta hieman arkea lähempänä oman toimistolaajennuksen myötä tulleista käytännön opeista.

Gartnerin tapahtumassa jäi korviin soimaan parikin asiaa digitalisaatiosta. Ensimmäinen oppi kuului vapaasti suomennettuna ”Parhaat käytännöt ovat ratkaisuja eilisen ongelmiin”. Aika raju väite, mutta näinhän se on. Digitalisoituva maailma muuttuu niin nopealla sykkeellä, että pelkästään kokemuksen tuomilla parhailla käytännöillä haasteita ei ratkaista. Kokonaiset toimialat ja niiden isot toimijat ovat tuhon tiellä nojautuessaan liikaa toimialan historiaan ja vuosikymmenien saatossa opittuihin parhaisiin käytäntöihin. Uudet ja ketterät toimijat sekä toimintatavat tulevat ohittamaan nämä perinteet ja perinteiset toimijat niin nopeasti, että paikalleen jämähtäneet patruunat eivät ehdi edes ymmärtää mitä tapahtui, kun aikanaan niin menestyksekäs bisnes katosi alta!

Mikä sitten avuksi? Millä vanha ja kankea saadaan notkistettua digitalisaation vaatimaan vauhtiin? Gartnerin tutkimuksissa lääkkeeksi löytyy ns. ”Bimodal” tapa johtaa tekemistä. Perusajatus on, että tarvitaan kokeneet kädet ja vasta-alkajan mieli. Jo tapahtumassa mietin, että tämähän sopii meikäläiselle. Kilometrejä kun on takana jo aika paljon, mutta mieli on silti edelleen lähes yhtä lapsekas kuin pikkupoikana.

Muutoksen johtamiseen tarvitaan siis kaksi ”toimintamoodia”. Kokemuksen tuomaa osaamista (kokeneet kädet) hyödynnetään asioihin, jotka tunnetaan hyvin, pystytään ennustamaan ja joiden toimintatavat muokataan toimimaan digitaalisessa maailmassa. Vasta-alkajan mieltä ja uteliaisuutta taas hyödynnetään uusien, entuudestaan tuntemattomien ongelmien ja epävarmojen tilanteiden ratkaisuissa kokeilemalla, tutkimalla ja opettelemalla. Ongelman ratkaisuksi kehitetään idea, jota testataan ja sovitetaan nopealla aikataululla lyhyinä iteraatioina. Lopputulemana on usein riittävän hyvä ratkaisu kulloiseenkin ongelmaan – ei siis täydellinen, vaan riittävän hyvä.

Molempia toimintatapoja tarvitaan ja niitä täytyy johtaa, jotta digitalisaation vaatimat muutokset saadaan aikaiseksi. Yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan monipuolista/monimuotoista ajattelua ja muutoksen tekijöiksi kokemuksen vakautta ja nuoruuden intoa.

Onko tässä sitten varsinaisesti jotain uutta? Muutoskykyisissä ja jo ennestään ketterissä yrityksissä ehkä ei, mutta vanhoilla ja vakailla toimialoilla… ehkäpä.

Mutta takaisin otsikkoon, ennen kuin ajatus kokonaan karkaa – miksi tästä on tehty niin pirun vaikeaa? Tämä tuli mieleen toimistolaajennuksen verkkoratkaisua pohtiessa. Mikä ihme siinä on, että IT-teknologiatoimittajat (ei me mutta ne muut 😉 ovat tehneet ratkaisuista periaatteessa helppoihin ongelmiin niin monimutkaisia ja vaikeita. ”Ongelma” meillä oli se, että langaton verkko täytyisi saada kuulumaan uuteen toimistolaajennukseen. Ratkaisu oli periaatteessa helppo (tyyliin hanki uusi tukiasema), kunnes aloin selailla laitevalmistajan tuotespeksejä. Tässä lainaus erään kilpailijamme mainoksesta:

”Tämä tehokas Layer 2+ -kytkin tarjoaa 8 autosensing 10-/100-/1000-Mbps RJ-45 Ethernet -porttia, sekä 2 dual-media-porttia, joissa on yksi 100-/1000-Mbps RJ-45 portti ja 100-/1000-Mbps SFP -liitäntä.”

Mitä v..ua ajattelin tuon luettuani. Miksi tuossa ei ole sanaakaan suomea? Olen koulutukseltani alan insinööri, enkä ensilukemalla ymmärtänyt sanaakaan. Kuulemma meidän muutaman kymmenen neliön laajennuksen verkko-ongelman ratkaisuun tarvitaan yhden Excel-sivullisen verran vastaavia hilavitkuttimia, joiden valintaprosessiin kasa arkkitehteja ja tietoliikenneasiantuntijoita…

Juuri helpompaa ei ole muunkaan tietotekniikan ostaminen. Täytyykö asiakkaalla tosiaankin olla tutkinnot tietoliikenteestä, digitaaliteknologiasta ja ohjelmistokehityksestä, että saa valittua omaan käyttöönsä parhaiten soveltuvat, käyttövalmiit ja käytettävät laitteet ja ohjelmistot?

Ajattelin, että ei voi olla totta, ei tämän pitäisi olla näin hankalaa. Kun asiaan perehdyttiin syvemmin, niin todettiin, että ei olekaan. IT-teknologia-/palvelutoimittajat vain jostain syystä perinteisesti haluavat kuvata palvelunsa ja ratkaisunsa retoromaniaa tai latinaa muistuttavalla mongerruksella. Ehkäpä sillä tavalla saa luotua itsestään asiantuntevan mielikuvan?

Kumppaniamme Applea lainaten ”Tehokkaimpia liiketoiminnan työkaluja ovat ne, joita ihmiset mieluiten käyttävät”.